Kandidati se prijavljuju klubovima na čijem teritoriju žive najkasnije.
Prijave se vrše na način da zainteresirani kandidat kontaktira samo jedan klub iz svog ili najbližeg grada. Ukoliko iz tog kluba dobije negativan odgovor, može kontaktirati i drugi po redu klub iz svog ili bližeg grada. Ukoliko i od drugog kluba dobije negativan odgovor može kontaktirati i treći i svaki idući klub, ali uvijek mora primiti očitovanje prethodnog kluba.
Kandidati koji istovremeno pošalju upit na nebrojeni broj klubova u svom gradu biti će automatski diskvalificirani iz ovog programa.
Budući da je klubovima za davanje odgovora na upit potrebno izvjesno vrijeme (1 - 2 tjedna) kandidatima se preporuča da prijave pravovremeno upute potencijalnim sponzorskim klubovima, kako bi na vrijeme imali jasno definiran dogovor sa sponzorskim Rotary klubom.
Niže priloženu prijavnicu je potrebno popuniti i isprintati. U svakom Rotary klubu imenovan je član kluba koji je odgovoran za razmjenu učenika (Youth Exchange Officer - YEO) s kojim kandidat mora stupiti u kontakt.